招展活動是展覽組織工作中的核心內(nèi)容，展覽組織機構(gòu)科學(xué)地規(guī)劃招展活動的進(jìn)度控制，有效開展展覽營銷，在招展過程中嚴(yán)格按招展計劃實施進(jìn)度控制，運用展覽招展進(jìn)度管理中的監(jiān)控方法，對招展活動過程中可能發(fā)生的緊急和不測事件進(jìn)行防備性的準(zhǔn)備和安排，并建立相應(yīng)的應(yīng)急機制，這將為勝利完成招展活動奠定堅實的基礎(chǔ)。我國展覽組織機構(gòu)在招展管理方面還有更多的提升空間，通過良好的招展管理，達(dá)到提升招展品質(zhì)的目標(biāo)。

加強招展管理工作一般是從招展的時間與進(jìn)度管理及危機處理三個方面著手，盡量建立科學(xué)合理的體制與機制來保障招展工作的順利進(jìn)行。

一、展覽招展工作的時間性

招展是展覽籌備的一項極其重要的工作，確保在展覽開幕前完成展覽的各項招展任務(wù)，是保證展覽按期舉行的重要前提條件。因此，加強對招展進(jìn)行時間管理，是確保展覽招展效率的有效手段。招展時間管理的內(nèi)容就是要求展覽招展的起動時間安排要合理，招展時間安排要充足，招展進(jìn)度要密切監(jiān)控，重點招展時機要有效把握。

圓滿地完成招展任務(wù)，招展工作就必須符合滿足時間性要求。招展工作的時間性要求：

1.規(guī)劃符合參展產(chǎn)品、產(chǎn)銷期特點的展期

不同行業(yè)的產(chǎn)品都有其最佳銷售時間的特點，買方市場也有所謂的銷售“旺季”與“淡季”之分。因此，要做好提高參展商的熱情與買家邀請服務(wù)，就必須充分考慮相對集中和固定產(chǎn)銷時間來規(guī)劃展期。展覽的展期時間原則上要與展覽題材所在行業(yè)產(chǎn)品與產(chǎn)銷時間的特點相適應(yīng)，從而達(dá)到調(diào)動企業(yè)參展的積極性，為招展工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好條件。

2.安排合理的招展啟動時間

參展商對年度營銷、產(chǎn)品推廣和企業(yè)形象廣告都有具體的安排時間規(guī)劃，充分研究行業(yè)營銷工作的特點，科學(xué)地將招展啟動時間安排與參展商的營銷時間規(guī)劃相吻合，就有可能使展覽進(jìn)入目標(biāo)參展商的視野，參展企業(yè)在制定營銷計劃時統(tǒng)籌規(guī)劃參展計劃，方便目標(biāo)參展商在不增加年度營銷預(yù)算的情況下做出參展的決策。

3.預(yù)留充裕的招展時間

成功的招展時間策劃，要充分考慮目標(biāo)參展商對參展時間的要求，為展覽招展預(yù)留充足的時間。因為目標(biāo)參展商從獲得展覽舉辦的消息到逐步認(rèn)識展覽所有信息并最終確定參展需要時間過程。舉辦多屆的展覽，如一年春秋兩屆的廣交會，招展時間相對會較短。既便是品牌展覽，展覽的招展工作也不能拖延，否則，招展的有限時間資源將會耗盡，招展任務(wù)難以如期完成。為贏得盡可能多的招展時間，多數(shù)的展覽組織機構(gòu)利用展覽展期就開始了下屆展覽的招展工作，如在展覽現(xiàn)場設(shè)立“招展辦”，進(jìn)行現(xiàn)場招展并在相關(guān)的網(wǎng)站上發(fā)布下屆展覽的招展信息。

4.把握重點招展時間

新的展覽項目，因目標(biāo)參展商對展覽的認(rèn)知有限，展覽需通過大量的宣傳推廣活動才會提升目標(biāo)參展商對其的認(rèn)知，展覽招展的效果才會有所起色。因此，新展覽的“招展黃金時間”通常會在展覽招展工作的中后期。例如，展期安排在11月份，重點招展時間會在7-9月份這一時間段，這個時間段對展覽招展而言最為關(guān)鍵，簽約最多，客戶響應(yīng)程度最高。如未能利用好這一有效的時間段招展，對展覽如期舉行將構(gòu)成很大威脅。對成功舉辦多屆的展覽而言，有兩段重點招展時間：1.展覽招展的中后期；2.展覽現(xiàn)場招展期。展覽現(xiàn)場招展由于目標(biāo)參展商密集程度高，招展成本低，效率與效果都非常好，品牌展覽利用展覽現(xiàn)場往往能成功為下屆展覽完成50%以上的招展任務(wù)。

5.密切監(jiān)控展覽的招展進(jìn)度

展覽招展工作啟動，負(fù)責(zé)展覽營銷的相關(guān)人員就需密切監(jiān)控展覽的招展進(jìn)度，及時了解在招展過程中出現(xiàn)的各種信息與目標(biāo)參展商反饋的需求情況，針對展覽市場環(huán)境與變化迅速應(yīng)對，及時動態(tài)地調(diào)整招展策略，調(diào)控不同時間段的重點招展任務(wù)與戰(zhàn)術(shù)，從而在整體上有效把握招展進(jìn)度。

二、制定招展計劃書

招展的基礎(chǔ)工作就是要創(chuàng)建科學(xué)的當(dāng)前及潛在客戶的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)入專業(yè)的客戶管理軟件實施招展進(jìn)度的有效管理，打好與目標(biāo)參展商間的良性互動基礎(chǔ)。招展的成功與否，在一定程度上還取決于如何制定科學(xué)的招展計劃，即一份目標(biāo)明確且可量化的營銷方案，對招展工作的時間安排與進(jìn)度進(jìn)行量化，以便在展覽營銷實施過程中可以分階段性地進(jìn)行評估，招展如何取得成效，招展進(jìn)度如何進(jìn)行調(diào)控，都應(yīng)在招展計劃中具體提出相應(yīng)策略與戰(zhàn)術(shù)。

在執(zhí)行招展的過程中，負(fù)責(zé)招展工作的管理者往往會對招展?fàn)I銷策略產(chǎn)生不同的理解。在展覽組織工作實踐中，展覽營銷經(jīng)理與營銷人員會從不同角度將招展計劃作為營銷工作的指南，機械地實施招展步驟，從而忽略了動態(tài)調(diào)整。而有經(jīng)驗的營銷團(tuán)隊則將招展計劃作為基礎(chǔ)教材，在招展計劃中有機地發(fā)揮展覽營銷過程中的靈活性，有效把握招展計劃的游戲規(guī)則，動態(tài)地與營銷戰(zhàn)術(shù)和展覽的整體戰(zhàn)略相結(jié)合，從而獲得最佳的營銷業(yè)績。因此，在制定招展計劃時，展覽營銷團(tuán)隊?wèi)?yīng)充分明確與招展相關(guān)的核心內(nèi)容與工作目標(biāo)：

1.如何同目標(biāo)參展商建立更穩(wěn)固的互動關(guān)系？

2.招展計劃如何更清楚地體現(xiàn)展覽的目的？實現(xiàn)招展目標(biāo)的同時，還需實現(xiàn)

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